I dag bruker en leder mange dager på å sette opp en turnus som ivaretar ansatte og brukere best mulig. Samtidig kan ting raskt måtte endres på ved blant annet sykdom. Ofte kan de ende opp med å ringe rundt i en halvtime til tre kvarter for å finne en tilgjengelig vikar på kort varsel. Det håper Bydel Alna at deres nye hjelpemiddel skal gjøre litt enklere.
– Vi har fått et program som heter Synplan, som kan matche ansatte opp mot behov når man planlegger turnus. Da får man både lagt til rette for ansattes kunnskap og hvor mange timer de skal jobbe, og tilpasse etter ønsker, sier Leif Smith, HR-rådgiver i Bydel Alna.
Nøkkelen bak det hele? Kunstig intelligens. Smith forklarer videre:
– La oss si at en ansatt er alene med barna to uker av gangen. Da kan hun legge inn at hun trenger dagvakter de ukene hun har barna, men at hun kan ta kveldsvakter de andre ukene. I tillegg tar den hensyn til når det er mye skoleavslutninger, første skoledag og perioder med mer sykefravær sånn at man får et forvarsel om når det kan være aktuelt med vikarer.
FÅR DATA-HJELP: I Bydel Alna skal dataen være en del av jobben med å legge turnus. De håper at besparingene blir store. Her med Mari Morken (Ap, f.v.), Siri Minken og Leif Smith.
Bedre hensyn til ansatte
Det er mange parametere som skal holdes orden på for å planlegge en turnus. Faktisk så mange at det er nesten umulig for et menneske å ta hensyn til alt. Det er her KI kommer inn.
– Med dette programmet så får vi en mye mer hensiktsmessig bruk av tid. De ansatte vil kunne bruke mer tid på det som faktisk er faget, påpeker Mari Morken, BU-leder i Bydel Alna.
Programmet har tidligere blitt prøvd ut i Trondheim, men Bydel Alna er den første bydelen i Oslo som tar i bruk KI på denne måten. Gevinstene er store, mener de.
– Erfaringene fra Trondheim er at de ansatte opplevde at de ble tatt mer til hensyn enn tidligere, så de fikk en mye bedre arbeidshverdag, sier Smith.
Hvordan funker det?
Så hvordan funker dette nye programmet?
– De ansatte får sendt ut spørreskjemaer der de kan legge inn ting som ferieønsker, tilpasninger på når de kan jobbe og ønsker om fridager i turnus.
Den informasjonen blir så matet inn i systemet, som lager en turnus som dekker opp behovet for kompetanse, ønsker om fri og andre behov. Om det er høysesong for sykdom som influensa, vil lederen få en egen merknad om det slik at man kan planlegge for at det kan bli behov for å kalle inn ekstrahjelp.
– Det er også en del som jobber deltid, som i skjemaet kan gi beskjed om de ønsker å jobbe mer enn det de gjør, tilføyer Morken.
De vil også kunne gi beskjed om de kan jobbe mer enkelte tider på året, for eksempel om sommeren.
– Vi trenger alle de deltidsansatte som vi har, og med dette programmet så er det langsiktige målet at de som i dag jobber deltid, og som gjerne vil jobbe fulltid, vil kunne komme inn i faste, hele stillinger, sier Smith.
Bedre arbeidsforhold
Både bydelens ansatte og politisk leder har stor tro på dette prosjektet. Det aller viktigste målet er å gi bedre arbeidsforhold til alle dem som jobber i helsetjenestene.
– Vi trenger alle de helsearbeiderne vi kan få, påpeker Siri Minken, som jobber med digitaliseringarbeidet i bydelen.
Når erfaringene fra Trondheim er at tidsbruken går ned, og de ansatte opplever mindre stress og at de tas bedre hensyn til, måtte de bare teste det ut. Allerede vekker prosjektet interesse utenfor bydelen.
– Det er flere andre bydeler og kommuner som har vist interesse. Vi blir litt foregangsbydel, sier Smith stolt.
Etter planen skal lederne få opplæring i hvordan de bruker programmet 26. august. Nøyaktig hvordan det skal rulles ut er foreløpig ikke bestemt, men trolig vil de første brukerne komme i gang like etter opplæringen.
– Med Synplan så vil vi få et mye mer stabilt og inkluderende arbeidsliv. Det vil være godt nytt både for de ansatte og for brukerne, sier Morken fornøyd.